Urząd Miejski w czasie epidemii

Odnosząc się do uwag, które pojawiły się na profilu „Miasto Cieszyn” na portalu Facebook po poinformowaniu o stwierdzeniu u jednego z pracowników zakażenia SARS-CoV-2, przedstawiamy informację o funkcjonowaniu Urzędu Miejskiego w Cieszynie w czasie epidemii.

Od pierwszych dni, kiedy potwierdzono zakażenia koronawirusem w Cieszynie oraz od dnia obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, a później ogłoszenia stanu epidemii, wszelkie działania Urzędu Miejskiego w Cieszynie, zarówno w zakresie obsługi klientów, jak i w zakresie pracy pracowników Urzędu, uwzględniają konieczność zachowania stosownych przepisów prawa, procedur i praktyk, których celem jest ograniczenie rozprzestrzeniania się choroby COVID-19 oraz utrzymanie na odpowiednim poziomie bezpieczeństwa pracy urzędników i obsługi klientów. Mając na uwadze charakter patogenu wywołującego epidemię, całkowite ograniczenie możliwości zakażenia się, mimo wprowadzonych ograniczeń i zabezpieczeń, nie jest możliwe.

Znacząco ograniczono możliwość bezpośredniego kontaktu interesantów z urzędnikami – tego typu sprawy mogą dotyczyć wyłącznie spraw związanych z udzielaniem pomocy mieszkańcom, w tym związanej z bezpieczeństwem ludzi i mienia, a także niektórych spraw Urzędu Stanu Cywilnego, a obecnie także wydawania dowodów osobistych. Pozostałe sprawy realizowane są drogą korespondencyjną – pisemnie lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Wprowadzono następujące dedykowane dla pracowników Urzędu środki ochrony ograniczające możliwość zakażenia się wirusem: maseczki i rękawice ochronne – zalecane do stosowania w kontaktach wewnętrznych i obowiązkowe przy kontaktach z interesantami; środki dezynfekujące do dyspozycji każdego z biur – udostępniane na wniosek przełożonego każdej z komórek organizacyjnych; cykliczną, przynajmniej raz dziennie, dezynfekcję wyposażenia i niektórych elementów poszczególnych biur i części wspólnych; możliwość pomiaru temperatury ciała, a także: na niektórych, wybranych stanowiskach obsługi wykonano dodatkowe osłony oddzielające interesantów od pracowników Urzędu (dot. Urzędu Stanu Cywilnego i Wydziału Spraw Obywatelskich i Działalności Gospodarczej); wydzielono część przestrzeni do obsługi interesantów w budynku, gdzie obsługę klientów prowadzą ww. wydziały.

Wprowadzono następujące zasady funkcjonowania Urzędu:
- zamknięto kasy urzędu wskazując równocześnie możliwość dokonywania płatności przelewem;
- wprowadzono elektroniczny obieg większości dokumentów pomiędzy poszczególnymi miejskimi jednostkami organizacyjnymi;
- zastosowano przynajmniej 48-godzinną kwarantannę na dostarczane do Urzędu drukowane dokumenty zewnętrzne (wnioski, pisma, podania, itp.);
- ograniczono do niezbędnego minimum organizację spotkań, wyjść i wyjazdów służbowych;
- ograniczano możliwości kontaktów służbowych pracowników Urzędu oraz innych miejskich jednostek organizacyjnych;
- wprowadzono zakaz wyjazdów szkoleniowych;
- zalecono, bądź wprowadzono obowiązek (w zależności od sytuacji) stosowania środków ochrony osobistej, takich jak maseczki, przyłbice, rękawiczki, środki dezynfekujące;
- wprowadzono zakaz wyjść prywatnych w godzinach pracy;
- skierowano część pracowników do pracy zdalnej;
- urlopowano części pracowników;
- przyjęto zdalny tryb pracy radnych, zarówno w komisjach Rady jak i na sesjach Rady Miejskiej Cieszyna.

W dniu 16 kwietnia br., bezpośrednio po uzyskaniu informacji o potwierdzonym przypadku zakażenia jednego z pracowników Urzędu (w miesiącu kwietniu, osoba ta tylko 4 dni przebywała w pracy, a ostatni kontakt z nią miał miejcie w dniu 09.04 br.), niezwłocznie skontaktowano się z Powiatową Stacją Sanitarno-Epidemiologiczna w Bielsku-Białej oraz dyrektorem Powiatowej Stacji z Cieszyna w celu ustalania dalszego trybu działania. Skutkiem tego było:
- wytypowanie pracowników mogących mieć tzw. bezpośredni kontakt z zakażonym – dedykowanych do objęcia kwarantanną;
- wytypowanie pracowników do objęcia nadzorem epidemiologicznym;
- wydanie zalecenia służb sanitarnych pracownikom objętym nadzorem epidemiologicznym;
- przeprowadzenie dezynfekcji wszystkich wspólnych części Ratusza oraz biur, w których przebywał zarażony pracownik oraz osoby skierowane na kwarantannę;
- dalsze czasowe ograniczenie i obostrzenie warunków dostępu do budynku Ratusza dla pracowników Urzędu z innych obiektów i miejskich jednostek organizacyjnych.

Zwrócono się również z prośbą (telefonicznie) do służb sanitarnych o możliwość wykonania testów na obecność SARS-CoV-2 u wszystkich osób pracujących w budynku Ratusza, celem szybkiego rozpoznania skali zagrożenia dla pracowników, zagrożenia ciągłości funkcjonowania UM oraz zagrożenia publicznego mieszkańców Cieszyna. W związku z powyższą prośbą oczekujemy na decyzję i właściwe działania służb sanitarnych w tej sprawie.

Pomimo wprowadzonych ograniczeń, Urząd Miejski w Cieszynie załatwia większość spraw leżących w zakresie jego kompetencji, a jedyne wprowadzone istotne utrudnienia dotyczą możliwości bezpośredniego (osobistego) załatwiania spraw przez interesantów. Wielu pracowników nadal realizuje swoje obowiązki, często, pomimo wprowadzonych zabezpieczeń i środków ochrony, z narażeniem własnego zdrowia, np. wydając akty stanu cywilnego, dokonując zaopatrzenia, czy pracując na stanowiskach narażonych na innego rodzaju bezpośredni kontakt z interesantami. Podobna sytuacja jest w większości miejskich jednostek organizacyjnych. Spotykamy się także z ogromnym zrozumieniem ze strony mieszkańców, za co serdecznie dziękujemy.

Sytuacja kadrowa Urzędu przedstawia się następująco:
- 93 osoby w pracy (w tym 60 w budynku Ratusza);
- 9 osób skierowanych do pracy zdalnej (w miejscu zamieszkania);
- 13 osób na opiece w związku z COVID-19;
- 11 osób na zwolnieniu lekarskim lub urlopie macierzyńskim;
- 9 osób na urlopie wypoczynkowym;
- 1 osoba na urlopie bezpłatnym;
- 17 osób na kwarantannie.